Wofür die Konten verwendet werden
Öffnen Sie Buchhaltung → Bankkonten. Diese gemeinsame Seite nutzen die Vereinsverwaltung und Personen mit SEPA-Zugang. Zum Verwalten brauchen Sie das Recht, den Verein zu verwalten. Für persönliche Bankverbindungen und direkte Lastschriften gilt das gemeinsame Recht SEPA-Zugang. Die jeweilige Funktion muss außerdem freigeschaltet sein.
Sie können mehrere Vereinskonten hinterlegen. Welches Konto Membergy nutzt, hängt davon ab, was Sie tun möchten.
Mitgliedsbeiträge per Datei einziehen
Sie erstellen in Membergy eine Lastschriftdatei und laden sie im Onlinebanking Ihrer Bank hoch. Dafür verwendet Membergy das Standardkonto. Auf dieses Konto sollen die Beiträge eingehen. Beim Gebührenlauf berücksichtigt Membergy außerdem die Vorlaufzeit, die Sie für dieses Konto eingestellt haben.
Mitgliedsbeiträge direkt aus Membergy einziehen
Sie können die Lastschriften auch direkt an die Bank senden, ohne eine Datei hochzuladen. Dabei wählen Sie das Vereinskonto aus, auf das die Beiträge eingehen sollen. Zur Auswahl stehen die Konten, die Sie mit Ihrem eigenen Onlinebanking-Zugang verbunden haben und die Ihre Bank für Lastschriften freigegeben hat. Das muss nicht das Standardkonto sein.
Die Nutzung von Membergy bezahlen
Ihr Verein erhält eine Rechnung für die Nutzung von Membergy. Sie bestimmen, von welchem Vereinskonto Membergy diesen Rechnungsbetrag abbuchen darf. Dafür können Sie dasselbe Konto wie für die Mitgliedsbeiträge oder ein anderes verwenden. Das Konto für die Mitgliedsbeiträge ändert sich dadurch nicht.
Konto hinzufügen und bearbeiten
Über Bank Account hinzufügen (die Plus-Schaltfläche im Tabellenkopf) legen Sie ein zusätzliches Vereinskonto mit IBAN, BIC und Kontoinhaber an. Prüfen Sie diese Angaben sorgfältig. Bei einem erteilten Vereinsmandat gehören sie zur dokumentierten Zustimmung. Über Bearbeiten pflegen Sie Bezeichnung, Bankvorlauf, manuelle SEPA-Limits und die optionale FinTS-/HBCI-Server-URL gemeinsam. IBAN, BIC und Kontoinhaber können Sie ändern, solange das Konto noch nicht durch Mandate, Einzugshistorie oder persönliche Bankzugänge verwendet wird. Andernfalls bleiben diese Angaben mit einer Erklärung gesperrt; für eine andere Kontoidentität legen Sie ein neues Konto an. Eine reine Änderung der Server-URL benötigt dagegen weder ein neues Konto noch neue Mandate. Der Bankname bleibt ebenfalls bearbeitbar.
Die getrennte Bank-mit-Plus-Aktion SEPA-Bankkonto hinterlegen dient dem Vereinsmandat gegenüber Membergy: Wählen Sie ein vorhandenes Konto oder ein neues mit Bezeichnung und Bankdaten, und prüfen Sie die Benachrichtigungsadresse. Im zweiten Schritt lesen und bestätigen Sie dieses Mandat ausdrücklich. Danach wird das gewählte Konto zum Zahlungskonto für Membergy-Rechnungen; ein bisheriges solches Mandat wird abgelöst und der neue Beleg bereitgestellt. Das ist kein Mitgliedermandat. Ein weiteres Konto wird dadurch nicht zum XML-Standard; das erste Konto eines Vereins wird automatisch Standardkonto. Prüfen Sie diese getrennten Verwendungen vor der Bestätigung.
Der Bankvorlauf in Tagen ist eine ganze Zahl ab null. Neue oder sonst nicht gesetzte Konten verwenden sieben Tage. Ein Konto mit drei Tagen kann einen anderen frühesten Einzugstag ergeben als ein Konto mit sieben Tagen. Membergy berücksichtigt anschließend auch Bankarbeitstage und die übrigen Fälligkeitsregeln. Vereinbaren Sie den passenden Vorlauf mit Ihrer Bank. Er ist keine zusätzliche Vorabankündigungszusage an Mitglieder.
Mit Als Standardkonto setzen bestimmen Sie das Konto für künftige XML-Dateien. Bereits gespeicherte Läufe bleiben an ihr ursprüngliches Konto und ihren Einzugstag gebunden.
Limits für Dateien und Aufträge
Im gemeinsamen Dialog Bearbeiten begrenzen Sie optional die Anzahl tatsächlicher Lastschriften und den offenen Gesamtbetrag pro Datei oder Auftrag. Die Grenzen gelten gleichzeitig. Teilzahlungen reduzieren den einzuziehenden Rest; mehrere Buchungen einer Person zählen als einzelne Anweisungen. Leere Felder bedeuten „nicht konfiguriert“ und keine Zusicherung unbegrenzter Bankannahme. Eine einzelne zu große Lastschrift wird nicht geteilt.
Ein von FinTS gemeldetes CORE-Anzahllimit steht separat mit Quelle und Abfragezeit darunter. Es begrenzt FinTS zusätzlich und ist kein belegtes Uploadlimit des Bankportals. Solange Sie die Anzahl nie manuell gespeichert haben, kann ein positiver Bankwert übernommen werden. Eine manuelle Änderung der Limits, auch Leeren, verhindert späteres automatisches Überschreiben. Eine bloße Änderung der Bezeichnung stellt die Herkunft eines unveränderten Limits nicht um. Ein Geldlimit wird nicht automatisch ermittelt. Details zur Aufteilung stehen bei SEPA-Dateien.
FinTS-/HBCI-Adresse hinterlegen und ändern
Für XML-Dateien und die normale Kontoverwaltung ist keine FinTS-Adresse erforderlich. Zum erstmaligen Verbinden trägt eine Vereinsverwaltung mit Kontoverwaltungsrecht unter Bearbeiten die FinTS-/HBCI-Server-URL ein. Erfragen Sie die öffentliche HTTPS-Adresse bei Ihrer Bank; gemeint ist nicht die Web-Login-Seite. Membergy übernimmt die Bankleitzahl aus der deutschen IBAN. Eine vom Betreiber gepflegte Bankenliste ist dafür nicht erforderlich. Benutzerkennung, PIN und TAN gehören ausschließlich in den persönlichen Verbindungsdialog. Das URL-Feld steht bei IBAN, BIC und Bankname. Die Aktion zum Verbinden erscheint erst, wenn eine Server-URL gespeichert ist.
Ändert die Bank ihre Server-Adresse, speichern Sie die neue URL am bestehenden Konto. Jede berechtigte Person richtet anschließend ihren eigenen Zugang über FinTS-Zugang erneuern neu ein. Bis dahin ist die alte Zuordnung für neue Einreichungen nicht nutzbar. Mandate, IBAN/BIC und gespeicherte Zahlungshistorie bleiben erhalten. Während einer offenen Einrichtung, Bankanfrage oder eines ungeklärten Zahlungsergebnisses ist der URL-Wechsel vorübergehend blockiert; schließen Sie den Vorgang zuerst ab oder klären Sie das Ergebnis. Fehlt die URL und Sie haben nur SEPA-Zugang, wenden Sie sich an die Kontoverwaltung.
Persönlich mit FinTS verbinden
SEPA-Zugang erlaubt das persönliche Verbinden eines vorhandenen Vereinskontos, das spätere Einreichen von Lastschriften und das Klären unbekannter Ergebnisse anhand Ihrer Bankunterlagen. Die Rolle Administrator erhält dieses Recht bei neuen Vereinen automatisch; bei bestehenden Vereinen wird es dieser Rolle ebenfalls ergänzt. Andere Standardrollen, einschließlich Mitgliederverwaltern, und eigene Rollen erhalten es nicht automatisch. Eine berechtigte Rollenverwaltung kann es einer passenden Vereinsrolle gezielt zuweisen.
Öffnen Sie Buchhaltung → Bankkonten, um vorhandene Vereinskonten mit Ihrem eigenen Onlinebanking zu verbinden. Dieser Einstieg ist auch für Mitgliederverwalter mit zugewiesenem SEPA-Recht erreichbar. Die Vereinsverwaltung kann hier außerdem Konten anlegen, Bezeichnung Bankvorlauf, Limits und FinTS-Server-URL bearbeiten, Konten löschen sowie das Standardkonto und die vereinsweiten Mandatseinstellungen verwalten. Mit ausschließlich SEPA-Zugang sind diese Verwaltungsaktionen gesperrt; dafür wenden Sie sich an die Vereinsverwaltung. Bei ausgeschalteter Banking-Funktion bleibt die normale Kontoverwaltung erreichbar. Für Personen mit ausschließlich SEPA-Zugang erscheint der Einstieg dann nur für eine bereits eigene Verbindung, die bereinigt werden kann; ohne solchen Zustand bleibt die Seite gesperrt. Ein neuer Verbindungsaufbau ist bei ausgeschalteter Banking-Funktion nicht möglich.
Im Seitenkopf finden Sie bei ungeklärten Einreichungen Unbekannten Einzug klären. Dafür genügt SEPA-Zugang, auch ohne Recht auf die allgemeine Buchungsliste. Wählen Sie den Vorgang und das Bankergebnis, prüfen Sie die Bankunterlagen und bestätigen Sie bewusst. Danach kehren Sie zu dieser Seite zurück. Näheres erklärt Gebühren direkt einziehen.
Verbindung und direkte Lastschriften haben weiterhin getrennte, standardmäßig ausgeschaltete Freischaltungen. Fehlt die passende Freischaltung, ist der Ablauf trotz des Rechts nicht verfügbar. Jede berechtigte Person verbindet jedes Konto mit ihrem eigenen Bankzugang. Eine Verbindung einer Kollegin wird nicht zum gemeinsamen Vereinslogin.
- Am richtigen Konto FinTS-Verbindung herstellen wählen.
- Im Bankassistenten den persönlichen Login und die PIN eingeben.
- Das angebotene TAN-Verfahren und gegebenenfalls das TAN-Medium wählen und die Bankprüfung bestätigen.
- Das passende gefundene Konto auswählen und die Zuordnung abschließen.
- Nach Rückkehr den Status am richtigen Vereinskonto prüfen.
FinTS-Zugang prüfen und Konten neu laden führt bei einer Änderung des TAN-Verfahrens oder einem abgelaufenen Zugang erneut durch den persönlichen Bankablauf. FinTS-Verbindung trennen löst Ihre Verbindung dieses Kontos; andere Personen behalten ihre eigenen Zugänge. Laufende oder ungeklärte Aufträge können Änderungen blockieren und müssen zuerst geklärt werden. Zwei Konten mit derselben Bank und demselben Login lassen sich derzeit nicht unabhängig verbinden. Verwenden Sie dafür keine vermeintliche zweite Verbindung als Umgehung.
„Verbunden“ allein bedeutet nicht „Lastschriften möglich“: Die Bank kann ein Konto nur zum Lesen anbieten. Solche Konten müssen nicht in der Einzugskontoauswahl erscheinen. Die Bilder zeigen eine lokale Fake-Bank und bestätigen keine Kompatibilität einer echten Bank.
Mandat und Historie erhalten
Das Zahnrad SEPA-Mandat und Referenzen einstellen steht im Kopf der Bankkontentabelle und gilt vereinsweit. Gläubiger-ID, Referenzformat und Mandatstext gehören zum Verein, nicht zu einem individuell gewählten Einzugskonto. Die Gläubiger-ID bearbeiten Sie im ersten Feld des Dialogs. Die vollständige Mandatsvorschau aktualisiert sich bei der Eingabe; erst Speichern übernimmt die Änderung. Änderungen gelten für neue Mandate; historische Zustimmungen und PDFs werden nicht neu geschrieben. Die Felder erklärt Voreinstellungen.
Ein Konto mit geschützten Lastschriftläufen oder anderer erhaltenswerter Historie lässt sich nicht beliebig löschen. Ein Standardwechsel, eine Trennung oder ein neuer Vorlauf schreibt abgeschlossene Vorgänge nicht um. Klären Sie ungeklärte Ergebnisse vor einem neuen Einzug.